La Labor de Cobranzas

Todo proceso de ventas a crédito genera un posterior ciclo de cobranzas, el cual tiene como objetivo garantizar el retorno de la inversión dentro del plazo indicado inicialmente. Sin embargo cuando vemos el día a día, la realidad es completamente distinta, esto motivado a que en el transcurso del plazo otorgado para honrar el compromiso se pueden presentar diferentes situaciones que derivan en un incumplimiento parcial de este objetivo.


Por lo tanto, cuando hablamos de cobranzas, generalmente lo asociamos con aquella parte del trabajo que no es tan grata, en vista de que implica hacer un seguimiento continuo a los clientes para que cumplan con sus compromisos y si no se logra el “objetivo del área” – recuperar los saldos – se puede llegar a catalogar la gestión de cobranzas como poco efectiva, dicho de otra manera, el área de cobranzas a veces se lleva la peor parte del proceso.

¿Por qué la labor de cobranzas puede no ser efectiva?, las causas pueden ser muchas y generalmente las mismas no dependen directamente de esta área. Entre las diversas razones se pueden mencionar la mala interpretación de las condiciones del crédito, incapacidad temporal de pago, falta de documentación, datos erróneos de los clientes, falta de comunicación entre el área de ventas y el área de cobranzas o fallas en el sistema de cobranzas.

Para mejorar esta situación, se debe pensar en un esquema integrado que abarque desde el estudio del cliente, las condiciones de negociación, la colocación del producto hasta el cobro efectivo por la venta del mismo. Dentro de cada etapa debe existir una excelente coordinación y flujo de información entre el área de ventas y el área de cobranzas, con la finalidad de disminuir al máximo las brechas que se puedan presentar.

Los incentivos para el área de ventas deben estar relacionados en un determinado porcentaje con la efectividad de las cobranzas, ya que solo hasta este momento, cuando se hace palpable el retorno del dinero para la empresa, es que el negocio es rentable de lo contrario serán unas ganancias por realizar en un determinado período. Hoy en día muchas empresas manejan este tipo de esquemas de incentivos, el cual se hará efectivo en un cien por ciento, cuando la cobranza sea totalmente efectiva.

Otra forma de mejorar la labor de cobranzas es, establecer sistemas que permitan realizar una labor de prevención que se enfoque en determinar las posibles casusas y neutralice las mismas, que cuente con una eficiente administración y establezca las estrategias a seguir de acuerdo al sector en el que se desempeñe la empresa y por último que cuente con un equipo de gestión enfocado a ejecutar todas las actividades previamente planificadas.

Cuando estamos en procesos de expansión económica o fases de alto crecimiento poco organizados, los problemas de cobranzas muy rara vez resaltan y no son una prioridad para las empresas, en la medida en que se presentan los correspondientes ciclos de ajustes o es evidente que el crecimiento fue mayor al esperado, la fase de cobranzas toma un rol protagónico y se tienden a ser más rigurosos en la forma como se trataran los problemas que se originaron en el pasado, teniendo así que incrementar las provisiones por incobrabilidad, disminuyendo o cerrando las ventas de productos a crédito, afectando el margen del negocio y lo que es más grave aún, aumentando el nivel de rotación del personal.

La labor de cobranzas es una de las actividades más importantes en todas las empresas, ya que definitivamente son las que marcan la efectividad del retorno esperado por los productos colocados. Para que esta área cumpla con su rol, aparte de contar con un personal calificado, deben tener todo el apoyo del área de ventas o comercialización con la finalidad de mantener al día toda la información disponible que les permita lograr satisfactoriamente sus objetivos.

RDS
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